Bukti Audit

BUKTI AUDIT                                          

            Bukti audit didefinisikan sebagai setiap informasi yang digunakan oleh auditor untuk menentukan apakah informasi yang diaudit telah sesuai dengan criteria yang ditetapkan. Rentang informasi ini sangat beragam kemampuannya dalam mempengaruhi auditor memutuskan apakah laoran keuangan telah disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Bukti audit ini mencakup informasi yang sangat persuasive, seperti perhitungan auditor atas surat berharga yang dapat diperjualbelikan, dan informasi yangh kurang persuasive, seperti berbagai tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan dari para karyawan klien.

Berbagai Keputusan Bukti Audit

            Keputusan utama yang dihadapi para auditor adalah menentukan jenis dan jumlah bukti audit yang tepat untuk dikumpulkan agar dapat memberikan keyakinan yangt memadai bahwa berbagai komponen dalam laporan keuangan serta dalam keseluruhan laporan lainnya telah disajikan secara wajar.

            Berbagai keputusan auditor dalam pengumpulan bukti audit dapat dipilah kedalam empat sub keputusan berikut ini:

1. Prosedur-prosedur audit apakah yang akan digunakan
2. Ukuran sampel sebesar apakah yang akan dipilih untuk prosedur tertentu
3. Item-item manakah yang akan dipilih dari populasi
4. Kapankah berbagai prosedur itu akan dilakukan.

Prosedur Audit  

Adalah rincian intruksi untuk pengumpulan jenis bukti audit yang diperoleh pada suatu waktu tertentu saat berlangsungnya proses audit. Seabagai contoh berikut ini adalah suatu prosedur audit untuk pengujian transaksi pengeluaran kas.

Ø      Ambilah buku jurnal pengeluaran kas dan bandingkanlah nama sipembayar, nilai uang, dan tanggal pada berbagai cek yang ditangguhkan dengan data yang terdapat dalam buku jurnal pengeluaran kas.

Ukuran Sampel

            Setelah memilih prosedur audit, mungkin sekali memilih beragam ukuran sampel dari hanya satu sampel hingga semua item yang terdapat dalam populasi yang   sedang di uji. Dalam prosedur audit yang telah dibahas diatas, anggaplah bahwa terdapat 6.600 cek yang tercatat dalam buku jurnal pengeluaran kas. Auditor barangkali akan memilih ukuran sampel sebesar 50 cek sebagai perbandingan dengan buku jurnal pengeluaran kas. Keputusan untuk memilih seberapa banyak item yang akan diuji haruslah dibuat oleh auditor untuk masing-masing prosedur audit yang ada. Ukuran sampel bagi setiap prosedur tersebut kemungkinan besar akan berbeda antara satu penugasan audit dengan penugasan audit lainnya.

Item-item yang terpilih

            Setelah menentukan ukuran sampel untuk prosedur audit dilakukan, haruslah ditentukan item-item mana dari populasi yang akan diuji. Jika auditor memutuskan, umpamanya, untuk memilih 50 cek yang ditangguhkan dari populasi sebesar 6.600 cek sebagai item-item yang akan dibandingkan dengan data pada buku jurnal pengeluaran kas, maka dapat digunakan berbagai metode yang berbeda untuk emmilih cek-cek manakah yang akan di uji. Auditor dapat (1) memilih 50 cek pertama yang tercatat dalam periode 1 minggu, (2) memilih 50 cek bernilai terbesar, (3) memilih cek-cek tersebut secara acak, atau, (4) memilih cek-cek yang menurut auditor memiliki kemungkinan kandungan kekeliruan yang besar.

Pemilihan Waktu yang tepat

            Audit atas laporan keuangan umumnya mencakup periode waktu tertentu seperti satu tahun, pada umumnya proses audit baru selesai dilaksanakan setelah beberapa minggu atau beberapa bulan setelah berakhirnya suatu periode waktu. Waktu pelaksanaan berbagai prosedur audit beragam mulai dari awal suatu periode akuntansi atau lama setelah periode akuntansi itu berakhir.

            Berbagai prosedur audit seringkali menggabungkan antara ukuran sampel, item-item yang diuji, dan pemilihan waktu yang tepat kedalam prosedur audit. Berikut ini adalah suatu modifikasi dari prosedur audit diatas yang mencamtumkan keempat keputusan-keputusan bukti audit.

·    Ambilah buku jurnal pengeluaran kas bulan oktober dan bandingkanlah nama sipembayar, nilai uang dan tanggal pada berbagai cek yang ditangguhkan dengan data yang terdapat dalam buku jurnal pengeluaran kas tersebut untuk suatu sampel yang dipilih secara acak atas 40 nomor cek.

Program Audit

  Daftar atas berbagai prosedur audit untuk area audit tertentu atau untuk keseluruhan proses audit disebut dengan program audit. Program audit selalu mengandung daftar rangkaian prosedur audit. Didalamnya pun seringkali mencakup pula ukuran sampel, item-item yang dipilih, dan waktu pelaksanaan pengujian tersebut.

Mayoritas auditor menggunakan berbagai jenis komputer untuk mendukung persiapan program-program audit. Aplikasi komputer yang paling sederhana pun melibatkan pengetikan program audit kedalam suatu pengolah kata serta menyimpannya dari satu tahun ketahun berikutnya agar dapat memfasilitasi berbagai perubahan dan segera memperbaharuainya. 

PERSUASIVITAS BUKTI AUDIT

            Dua penentu persuasivitas bukti audit adalah kompetensi dan kecukupan, yang langsung diambil dari standar pekerjaan lapangan ketiga.

            Kompetensi bukti merujuk pada tingkat dimana bukti tersebut dianggap dapat dipercaya atau diyakini kebenarannya. Jika bukti audit dianggap memiliki kompetensi yang tinggi, maka bantuan bukti tersebut untuk meyakinkan auditor bahwa laporan keuangan telah disajikan secara wajar sangatlah besar. Sebagai contoh jika perhitungan persediaan dilakukan oelh auditor, maka bukti audit yang diperoleh akan lebih kompeten daripada jika menajemenlah yang memberikan daftar perhitungan persediaan yang dibuatnya sendiri kepada auditor. Mayoritas auditor mempergunakan istialh keterpercayaan bukti sebagai sinonim dari kompetensi.

            Kompetensi bukti hanya berkaitan dengan prosedur-prosedur audit yang terseleksi. Tingkat kompetensi tidak dapat ditingkatkan dengan cara memperbesar ukuran sampel atau mengambil item-item lainnya dari suatu populasi. Tingkat kompetensi hanya dapat diperbesar dengan memilih berbagai prosedur yang mengandung tingkat kualitas yang lebih tinggi atas satu atau lebih dari ketujuh karakteristik kompetensi bukti audit berikut ini.

1. Relevansi

Bukti audit harus selaras atau relevan dengan tujuan audit yang akan diuji oleh auditor sebelum bukti tersebut dapat terpercaya

2. Independensi penyedia bukti

Bukti audit yang diperoleh dari sumber di luar entitas akan lebih  dipercaya daripada bukti audit yang diperoleh dari dalam entitas.

3. Efektivitas Pengendalian Intern Klien

Jika pengendalian intern klien berjalan secara efektif, maka bukti audit yang diperoleh akan dapat lebih dipercaya daripada jika pengendalian intern itu lemah.

4. Pemahaman Langsung Auditor

 Bukti audit yang diperoleh langsung oleh auditor melalui pengujian fisik,   observasi, perhitungan dan inspeksi akan lebih kompeten daripada informasi yang diperoleh secara tidak langsung.   

      e.   Berbagai kualifikasi individu yang menyediakan informasi.

Walaupun jika sumber informasi itu bersifat independent, bukti audit tidak akan dapat dipercaya kecuali jika individu yang menyediakan informasi tersebut memilikikualifikasi untuk melakukan hal itu.

6. Tingkat obyektivitas.

Bukti yang obyekif akan dapat lebih dipercayadari pada bukti yang membutuhkan pertimbangan tertentu untuk menentukan apakah bukti tersebut memang benar. Berbagai contoh bukti yang obyektif termasuk konfirmasi atas piutang dagang dan saldo-saldo bank, perhitungan fisik surat berharga dn kas, serta perhitungan ulang saldo dalam daftar utang dagang untuk menentukan apakah data-data tersebut sesuai dengan saldo pada buku besar. Sedangkan contoh-contoh dari bukti-bukti yang subyektif termasuk selembar surat yang ditulis oleh pengacara klien yang membahas mengenai kemungkinan hasil yang diperoleh dari berbagai gugatan hukum yang sedang dihadapi oleh klien, observasi atas persediaan yang usang selama dilakukannya pengujian fisik, serta berbagai informasi yang didapat dari menejer kredit tentang kolektibilitas dari piutang dagang yang belum dibayar oleh pelanggan.  

7. Ketepatan waktu.

Ketepatan wktu atas bukti audit dapat merujuk baik kapan bukti itu di kumpulkan atau kapan periode wktu yang tercover oleh proses audit itu.

Persuasivitas dan Biaya

            Dalam membuat berbagai keputusan tentang bukti audit pada suatu proses audit, baik persuasivitas maupun biaya harus turut dipertimbangkan. Sangatlah jarang terjadi ketika hanya satu jenis bukti audit saja yang tersedia untuk memverifikasi informasi. Persuasivitas dan biaya dari semua alternative harus masuk dalam pertimbangan audior sebelum ia memilih suatu atau beberapa jenis bukti audit yang terbaik. Tujuan auditor adalah memperoleh sejumlah bukti audit yang cukup kompeten pada tingkat biaya terendah yang paling mungkin dicapai.

Dalam memutuskan prosedur-prosedur audit manakah yang akan digunakan, auditor dapat memilihnya dari ketujuh kategori umum bukti audit.kategori-kategori ini dikenal sebagai jenis-jenis bukti audit.

1. pengujian fisik (physical examination)
2. konfirmasi (confirmation)
3. dokumentasi (documentation)
4. prosedur analitis (analytical procedures)
5. wawancara kepada klien (inquiries of the client)
6. hitung uji (reperformance)  
7. observasi (observation)

1. Pengujian Fisik

Adalah inspeksi atau perhitungan yang dilakukan oleh auditor atas aktiva yang berwujud (tangible asset). Jenis bukti ini sering berkaitan dengan persediaan dan kas, tetapi dapat pula diterapkan untuk berbagai verifikasi atas surat berharga, surat piutang, serta aktiva tetap yang berwujud.

2. konfirmasi

Menggambarkan penerimaan tanggapan baik secar tertulis mupun lisan dari pihak ketiga yng indevenden yang memverifikasikan keakuratan informasi sebagaimana yang diminta oleh auditor. Permintaan ini ditujukan bagi klien, dan klien meminta pihak ketiga yng indevenden untuk memberikan tnggapannya secara langsung kepada auditor. Karena konfirmasi-konfirmasi ini datang dri berbagai sumber yang independent terhadap klien, maka jenis bukti audit ini sangatlah dihargai dan merupakan jenis bukti yang paling sering dipergunakan.

INFORMASI YANG SERING DIKONFIRMASIKAN
INFORMASI	SUMBER
Aktiva
Kas pada Bank	Bank
Piutang Dagang	Pelanggan
Surat Piutang	Pembuat surat
Persediaan diluar dan dikonsinyasikan	Pihak yang menerima konsinyasi (consignee)
Persediaan tersimpan dalam gudang umum	Gudang umum
Nilai kas dalam asuransi jiwa	Perusahaan asuransi
Kewajiban
utang dagang	Kreditur
Surat utang	Pemberi pinjaman
Uang muka dari pelanggan	Pelanggan
Utang hipotik	Pemberi hipotik
Utang obligasi	Pemegang obligasi
Modal Sendiri
Saham yang beredar	Pencatat saham dan agen transfer saham
Informasi Lainnya
Nilai cakupan asuransi	Perusahaan asuransi
Kewajiban kontingen	Bank, pemberi pinjaman, dan penasihat hukum klien
Perjanjian obligasi	Pemegang obligasi
Agunan yang dikuasai oleh para kreditur	kreditur

3. Dokumentasi

Adalah pengujian auditor atas berbagai dokumen dan catatan klien untuk mendukung informasi yng tersaji atau seharusnya tersaji dalam laporan keuangan. Berbagai dokumen yang di uji auditor adalah catatan-catatan yang dipergunakan oleh klien untuk menyediakan informasi bagi pelaksanaan bisnis yang terorganisasi. Karena pada umumnya setip transaksi dalam organisasi klien ini minimal didukung oleh selembar dokumen,maka jenis bukti audit ini tersedia dalam jumlah besar. Sebagai contoh, klien sering kali menyimpan bukti pemesanan pelanggan, dokumen pengapalan, serta salinan faktur penjualan bagi masing-masing transaksi penjualan yang terjadi. Ketiga dokumen ini merupakan bukti yang berguna untuk verifikasi oleh auditor dalam menilai keakuratan catatan-catatan klien untuk berbagai transaksi penjualan. Dokumentasi adalah suatu bentuk bukti yang dipergunakan secara luas dalam setiap penugasan audit karena pada umumnya jenis bukti ini telah tersedia bagi auditor dengan biaya perolehan bukti yang relative rendah.seringkali jenis bukti ini merupakan satu-satunya jenis bukti audit yang layak dan siap pakai.

            Prosedur Analitis

Presedur Analitis menngunakan berbagai perbandingan dan hubungan-hubungan untuk menilai apakah saldo-saldo akun atau data lainnya nampak wajar. Prosedur analitis digunakan untuk tujuan berbeda atas sebuah audit. Tujuannya adalah berikut ini.

·                     Memahami industri dan bisnis klien

·                     Menilai kemampuan keberlanjutan bisnis entitas

·                     Menunjukkan munculnya kemungkinan kesalahan penyajian dalam laporan keuangan

·                     Mengurangi ujian audit rinci

Wawancara kepada Klien

Wawancara adalah upaya untuk memperoleh informasi baik secara lisan maupun tertulis dari klien sebagai tanggapannya atas berbagai tanggapannya atas berbagai pertanyaan yang diajukan oleh auditor. Saat auditor memperoleh bukti dari hasil wawancara ini, pada umumnya merupakan suatu keharusan bagi auditor untuk memperoleh bukti audit lainnya yang lebih meyakinkan melalui berbagai prosedur lainnya.

Hitung Uji

Hitung uji melibatkan pengujian kembali berbagai perhitungan dan transfer informasi yang dibuat oleh klien pada suatu periode yang berada dalam periode audit pada sejumlah sampel yang diambil auditor. Pengujian kembali atas berbagai erhitungan ini terdiri dari pengujian atas keakuratan aritmatis klien. Hal ini mencakup sejumlah prosedur seperti pengujian perkalian dalam faktur-faktur penjualan dan persediaan, penjumlahan dalam jurnal-jurnal dan catatan-catatan pendukung, serta menguji perhitungan atas beban depresiasi dan beban dibayar di muka. Pengujian kembali atas berbagai transfer informasi mencakup penelusuran nilai-nilai untuk memperoleh keyakinan bahwa pada saat informasi tersebut dicantumkan pada lebih dari satu tempat, maka informasi tersebut selalu dicatat dalam nilai yang sama pada setiap saat.

Observasi

Observasi adalah penggunaan indera perasa untuk menilai aktivitas-aktivitas tertentu. Sepanjang proses audit, terdapat banyak kesempatan bagi auditor untuk mempergunakan indera penglihatan, pendengaran, perasa, dan penciumannya dalam mengevaluasi berbagai item yang sangat beraneka ragam. Merupakan kewajiban auditor untuk menindaklanjuti berbagai kesan pertama yang didapatnya dengan berbagai bentuk bukti audit lainnya yang bersifat nyata.

Kompetensi Jenis-Jenis Bukti

Pertama, efektivitas pengendalian intern klien memiliki pengaruh yang signifikan atas kompetensi sebagian besar jenis audit. Sebagai contoh, dokumentasi internal suatu perusahaan yang memiliki pengendalian intern yang efektif akan lebih terpercaya karena dokumen-dokumen tersebut memiliki persentase keakuratan yang lebih tinggi. Serupa dengan hal tersebut, prosedur analitis tidak akan menjadi bukti audit yang kompeten bila pengendalian yang bertugas menghasilkan data ternyata menyediakan informasi  yang tidak akurat.

Kedua, baik pengujian fisik maupun hitung uji kemungkian besar akan memberikan tingkat kepercayaan yang tinggi jika pengendalian internnya berjalan efektif, tetapi penggunaan kedua jenis bukti itu cukup besar perbedaannya. Kedua jenis bukti audit ini secara efektif berhasil mengilustrasikan bahwa bukti-bukti audit yang memiliki tingkat kepercayaan yang sama boleh jadi benar-benar jauh berbeda.

Ketiga, jenis bukti audit yang spesifik jarang sekali mampu memberikan bukti audit yang kompeten hanya dengan jenis bukti itu saja untuk memuaskan beberapa tujuan audit.

Biaya Atas Jenis-Jenis Bukti

Dua jenis bukti audit yang paling mahal biayanya adalah pengujian fisik dan konfirmasi. Pengujian fisik mengeluarkan biaya yang besar karena pada umumnya, pengujian fisik mewajibkan kehadiran auditor pada saat klien melakukan perhitungan aktivanya, yang sering sekali dilakukan pada tanggal neraca.konfirmasi membutuhkan biaya yang besar karena auditor harus melaksanakan sejumlah prosedur secara berhati-hati dalam rangka mempersiapkan konfirmasi, pengiriman dan penerimaan kembali, serta upaya untuk menindaklanjuti berbagai konfirmasi yang tidak menerima tanggapan atau sejumlah pengecualian konfirmasi.

Dokumentasi dan prosedur analitis memerlukan biaya pada tingkat  yang moderat. Jika karyawan klien mempersiapka berbagai dokumen dan menyusunnya secara apik agar mudah dipergunakan, maka dokumentasi umumnya hanya menimbulkan pengeluaran biaya audit yang cukup rendah. Saat auditor harus menemukan berbagai dokumen tersebut oleh dirinya sendiri, mak dokumentasi dapat menimbulkan biaya audit yang sangat tinggi. Prosedur analitis membutuhkan pertimbangan auditor untuk memutuskan jenis prosedur analitis mana yang akan dipergunakan, melakukan sejumlah perhitungan, serta mengevaluasi hasil yang diperoleh.

Tiga jenis bukti audit yang paling rendah biayanya adalah observasi, wawancara kepada klien, dan hitung uji. Observasi umunya dilakukan bersamaan dengan sejumlah prosedur audit lainnya. Wawancara dengan klien dilakukan secara ekstensif dalam setiap proses audit dan umumnya hanya mengeluarkan biaya audit yang rendah. Hitung uji umumnya hanya menimbulkan sejumlah kecil biaya karena hitung uji ini hanya melibatkan berbagai perhitungan dan penelusuran sederhana yang dapat dilakukan setiap saat sesuai dengan keperluan auditor.

Menurut standar audit, dokumentasi audit adalah catatan yang disimpan oleh auditor dari prosedur yang diterapkan, ujian yang dilakukan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang berhubungan yang dicapai dalam perjanjian. Dokumentasi udit juga biasa dianggap sebagai kertas kerja pemeriksa (KKP), kertas kerja audit (KKA), atau audit working paper (AWP). Dokumentasi audit harus dipelihara dalam arsip terkomputerisasi.

Secara keseluruhan, tujuan dokumentasi audit adalah membantu auditor menyediaakan jaminan wajar bahwa audit yang memadai telah dilakukan sesuai dengan standar audit yang umum diterima. Secara khusus, dokumentasi audit (KKP) bertujuan sebagai pendukung dalam memberikan opini, memberikan sebuah dasar untuk merencanakan audit, sebuah catatan bukti yang diakumulasikan dan hasil dari ujian, sebagai bahan supervise oleh supervisor dan rekan, sebagai acuan untuk audit tahun berikutnya, sebagai referensi bila ada pertanyaan oleh pihak lain. Dokumentasi audit adalah cara utama untuk mendokumentasikan dimana sebuah audit yang memadai telah dilakukan. Dokumntasi audit memberikan sumber informasi penting untuk membantu auditor dalam menentukan laporan audit yang tepat untuk dibuat dalam keadaan tertentu.

Arsip audit adalah rangka referensi utama yang digunakan oleh orang yang mengawasi untuk mengevaluasi apakah bukti kompeten yang cukup telah diakumulasikan untuk mendukung laporan audit. Saat prosedur audit melibatkan penyelidikan dokumen tau konfirmasi saldo, dokumentasi audit harus meliputi sebuah identifikasi dari item yang diuji. Arsip audit juga harus meliputi dokumentasi tentang temuan audit atau masalah yang penting, tindakan yang diambil untuk mengatasinya dan dasar untuk kesimpulan yang dicapai.

Kepemilikan Arsip

Dokumentasi audit disiapkan selama waktu pekerjaan termasuk jadwal yang dipersiakan oleh klien untuk auditor, adalah kepemilikan auditor. Satu-satunya waktu dimana orang lain termasuk klien, memiliki hak untuk menguji arsip adalah saat mereka dipanggil oleh pengadilan sebagai bukti hukum. Pada penyelesaian waktu pekerjaan, arsip audit dipertahankan pada kantor akuntan publik untuk referensi masa mendatang.

Kerahasiaan Arsip Audit

Kerahasiaan hubungan dengankkien diperlihatkan dalam aturan 301 dari Kode Perilaku Profesional, yang menyatakan:

“seorang anggota tidak boleh mengungkapkan suatu informasi rahasia yang diperoleh dalam rangkaian perjanjian profesional kecuali dengan persetujuan klien”.

Bila auditor membuka rahasia informasi keda pihak luar atau karyawan klien yang tidak memiliki akses, hubungan mereka dengan manajemen akan sangat terganggu sehingga memberikan karyawan sebuah kesempatan untuk mengubah informasi dan merupakan sebuah kasus jika seorang akuntan publik menjual prakteknya ke perusahaan akuntan publik lainnya. Namun tidak dibutuhkan izin dari klien bila dokumentasi audit dipanggil oleh pengadilan atau digunakan untuk keperluan legal lainnya.

Isi dan Organisasi

Setiap perusahaan akuntan publik membuat pendekatannya sendiri untuk menyiapkan dan mengatur arsip audit. Biasanya arsip audit dimulai dengan informasi yang lebih umum, seperti data perusahaan dalam arsip permanen dan diakhiri dengan laporan keuangan dan laporan audit. Ditengahnya adalah arsip audit yang mendukung ujian auditor.

1.      Arsip Permanen

Disengaja untuk mengandung data yang sifatnya historis atau berlanjut. Arsip ini menjadi sumber informasi yang memudahkan audit yang terus diminati dari tahun ke tahun. Arsip permanent pada umumnya meliputi :

·        Ekstrak atau salinan dari dokumen perusahaan yang terus menerus penting sebagai artikel korporasi, anggaran rumah tangga, perjanjian obligasi, dan kontrak. Kontrak adalah rencana pension, penyewaan, pilihan sahan, dan lainnya.

·        Analisis, dari tahun sebelumnya dari akun yang senantiasa penting bagi auditor. Termasuk seperti utang jangka panjang, akun ekuitas pemegang saham, niat baik, dan aktiva tetap.

·        Informasi yang berhubungan dengan pemahaman akan kontrol (pengendalian) internal dan penilaian resiko kontrol.

·        Hasil dari prosedur analitis atas audit tahun sebelunya. Di antara data ini adalah rasio dan persentase yang dihitung oleh auditor dan total saldo atau saldo perbulan untuk akun tertentu.

2.      Arsip Sekarang

Mencakup semua dokumentasi audit yang bisa diterapkan kedlam audit. Ada kumpulan arsip permanent untuk klien dan sekumpulan arsip sekarang untuk masing-masing tahun audit. Jenis informasi yang disertakan dalam arsip sekarang akan dibahas singkat di bawah ini:

·        Program Audit

Standar audit membutuhkan program audit tertulis untuk setiap audit. Program audit biasanya dipelihara dalam arsip terpisah untuk memperbaiki koordinasi dan mengintegrasikan semua bagian audit. Saat audit berjalan, setipa auditor memulai program itu untuk prosedur audit yang dilakukan dan menunjukkan tanggal penyelesaian.

·        Informasi umum

Sebagian arsip audit mencakup informasi periode sekarang yag sifatnya umum bukannya dirancang untuk mendukung jumlah laporan keuangan tertentu. Ini termasuk item seperti memo perencanaan audit, abstrak atau salinan pertemuan dewan direksi, abstrak kontrak dan lain-lain.

·        Neraca Saldo Berjalan

Karena dasar untuk menyiapkan laporan keuangan adalah buku besar umum, jumlah yang disertakan dalam catatan adalah titik utama dari audit. Seawal mungkin setelah tanggal neraca saldo, auditor memperoleh atau menyiapkan daftar akun buku besar umum dan saldo akhir tahun mereka. Jadwal ini adalah neraca saldo berjalan

·        Menyesuiakan dan Reklasifikasi Ayat Jurnal

Saat auditor menemukan kesalahan penyajian material dalam catatan akuntansi, laporan keuangan harus diperbaiki. Sebagai contoh, jika klien gagal untuk mengurangi persediaan dengan tepat untuk bahan mentah yang tidak terpakai, maka bisa dibuat penyesuaian ayat jurnal oleh auditor untuk mencerminkan nilai yang biasa diwujudkan dari persediaan itu.

Reklasifikasi ayat jurnal seringkali dibuat dalam laporan untuk memberikan informasi akuntansi yang benar bahkan saat saldo buku besar umum itu benar.

·        Jadwal Pendukung

Bagian terbesar dari dokumentasi audit meliputi jadwal pendukung yang rinci yang disiapkan oleh klien atau auditor untuk mendukung jumlah tertentu pada laporan keuangan. Banyak jenis jadwal yang digunakan dan penggunaan jenis yang tepat adalah perlu untuk mendokumentasikan memadainya audit dan memenuhi tujuan lain dari dokumentasi audit. Berikut jenis utama dari jadwal pendukung:

• Analisis

Dirancang untuk memperlihatkan aktivitas dalam akun buku besar umum selama seluruh periode audit, menghubungkan awal dan akhir saldo.

• Neraca Saldo atau Daftar

Jenis jadwal ini terdiri dari rincian yang membuat saldo akhir tahun dari akun buku besar umum.ini berbeda dari sebuah analisis dimana hanya meliputi item yang merupakan saldo akhir periode.

• Rekonsiliasi Jumlah
• Ujian Kewajaran

Jadwal ujian kewajaran seperti

·        Ringkasan prosedur

Jenis jadwal lain meringkaskan hasil dari prosedur audit khusus yang dilakukan. Contohnya ringkasan hasil konfirmasi piutang dagang dan ringkasan observasi persediaan.

·        Penyelidikan dokumen pendukung

Sejumlah jadwal tujuan khusus dirancang untuk memperlihatkan ujian rinci yang dilaksanakan, seperti ujian dokumen selama ujian kontrol dan ujian subtantif transaksi atau cutoff.

·        Informasional

Berisi informasi yang berlawanan dengan bukti audit meliputi informasi untuk pajak penghasilandata anggaran waktu, dan jam kerja klien yang berguna dalam administrasi perjanjian.

·        Dokumentasi Luar

Seperti jawaban konfirmasi dan salinan perjanjian klien. Walaupun bukan “jadwal” dalam arti sebenarnya, mereka berindeks dan saling diarsip dan prosedur ditunjukkan pada mereka dalam cara yang sama seperti pada jadwal lainnya.

Persiapan jadwal yang tepat untuk mendokumentasikan bukti audit yang dikumpulkan, hasil yang ditemukan, dan kesimpulan yang dicapai adalah bagian yang penting dalam audit.

Walaupun rancangannya bergantung pada tujuan yang terlibat, dokumentasi harus memiliki karakteristik tertentu:

·        Setiap arsip harus diidentifikasikan secara benar dengan informasi seperti nama klien, periode yang dicakup, gambaran tentang isi, inisial yang menyiapkan, tanggal persiapan, dan kode indeks.

·        Dokumentasi audit harus diberi indeks dan direfensi silang untuk membantu dalam mengatur dan mengarsip

·        Dokumentasi audit lengkap harus denagn jelas menunjukkan pekerjaan audit yang dilakukan. Ini dicaapi dengan tiga cara: dengan pernyataan dalam bentuk memorandum,dengan mengawali prosedur audit dalam program audit, dan dengan notasi langsung pada jadwal

·        Dokumentasi audit harus meliputi informasi yang cukup untuk memenuhi tujuan yang dirancang.

·        Kesimpulan yang dicapai tentang bagian dari audit yang dipertimbangkan harus dinyatakan dengan jelas

Sistem Pengendalian Intern lanjutan

Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang efektif merupakan komponen penting dalam manajemen Bank dan menjadi dasar bagi kegiatan operasional Bank yang sehat dan aman. Sistem Pengendalian Intern yang efektif dapat membantu pengurus Bank menjaga aset Bank, menjamin tersedianya pelaporan keuangan dan manajerial yang dapat dipercaya, meningkatkan kepatuhan Bank terhadap ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta mengurangi risiko terjadinya kerugian, penyimpangan dan pelanggaran aspek kehati-hatian.

Terselenggaranya Sistem Pengendalian Intern Bank yang handal dan efektif menjadi tanggung jawab dari pengurus dan para pejabat Bank. Selain itu, pengurus Bank juga berkewajiban untuk meningkatkan risk culture yang efektif pada organisasi Bank dan memastikan hal tersebut melekat di setiap jenjang organisasi.

Sistem Pengendalian Intern perlu mendapat perhatian Bank, mengingat bahwa salah satu faktor penyebab terjadinya kesulitan usaha Bank adalah adanya berbagai kelemahan dalam pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Bank, antara lain:

a. kurangnya mekanisme pengawasan, tidak jelasnya akuntabilitas dari pengurus Bank dan kegagalan dalam mengembangkan budaya pengendalian intern pada seluruh jenjang organisasi;

b. kurang memadainya pelaksanaan identifikasi dan penilaian atas risiko dari kegiatan operasional Bank;

c.  tidak ada atau gagalnya suatu pengendalian pokok terhadap kegiatan operasional Bank, seperti pemisahan fungsi, otorisasi, verifikasi dan kaji ulang atas risk exposure dan kinerja Bank;

d. kurangnya komunikasi dan informasi antar jenjang dalam organisasi Bank, khususnya informasi di tingkat pengambil keputusan tentang penurunan kualitas risk exposure dan penerapan tindakan perbaikan;

e. kurang memadai atau kurang efektifnya program audit intern

dan kegiatan pemantauan lainnya;

f. kurangnya komitmen manajemen Bank untuk melakukan proses pengendalian intern dan menerapkan sanksi yang tegas terhadap pelanggaran ketentuan yang berlaku, kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan Bank.

II. RUANG LINGKUP SISTEM PENGENDALIAN INTERN BANK

1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Bank

a. Pengertian

Pengendalian intern merupakan suatu mekanisme pengawasan yang ditetapkan oleh manajemen Bank secara berkesinambungan (on going basis), guna:

1) menjaga dan mengamankan harta kekayaan Bank;

2) menjamin tersedianya laporan yang lebih akurat;

3) meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku;

4)mengurangi dampak keuangan/kerugian, penyimpangan termasuk kecurangan/fraud, dan pelanggaran aspek kehati-hatian;

5) meningkatkan efektivitas organisasi dan meningkatkan efisiensi biaya.

b. Tujuan

1)    Kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Tujuan Kepatuhan) Tujuan Kepatuhan adalah untuk menjamin bahwa semua kegiatan usaha Bank telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik ketentuan yang dikeluarkan oleh pemerintah, otoritas pengawasan Bank maupun kebijakan, ketentuan, dan prosedur intern yang ditetapkan oleh Bank.

2)    Tersedianya informasi keuangan dan manajemen yang benar, lengkap dan tepat waktu (Tujuan Informasi) Tujuan Informasi adalah untuk menyediakan laporan yang benar, lengkap, tepat waktu dan relevan yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat dan dapat dipertanggungjawa bkan.

3)    Efisiensi dan efektivitas dari kegiatan usaha Bank (Tujuan Operasional) Tujuan Operasional dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menggunakan aset dan sumber daya lainnya dalam rangka melindungi Bank dari risiko kerugian.

4)    Meningkatkan efektivitas budaya risiko (risk culture) pada organisasi secara menyeluruh (Tujuan Budaya Risiko) Tujuan Budaya Risiko dimaksudkan untuk mengidentifikasi kelemahan dan menilai penyimpangan secara dini dan menilai kembali kewajaran kebijakan dan prosedur yang ada di Bank secara berkesinambungan.

2. Pihak-pihak yang berkepentingan dengan Sistem Pengendalian Intern Bank

Terselenggaranya Sistem Pengendalian Intern yang handal dan efektif menjadi tanggung jawab semua pihak yang terlibat dalam organisasi Bank, antara lain:

a. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris Bank mempunyai tanggung jawab melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian intern secara umum, termasuk kebijakan Direksi yang menetapkan pengendalian intern tersebut.

b. Direksi

Direksi Bank mempunyai tanggung jawab menciptakan dan memelihara Sistem Pengendalian Intern yang efektif serta memastikan bahwa sistem tersebut berjalan secara aman dan sehat sesuai tujuan pengendalian intern yang ditetapkan Bank. Sementara itu Direktur Kepatuhan wajib berperan aktif dalam mencegah adanya penyimpangan yang dilakukan oleh manajemen dalam menetapkan kebijakan berkaitan dengan prinsip kehati -hatian.

c. Satuan Kerja Audit Intern (SKAI)

SKAI harus mampu mengevaluasi dan berperan aktif dalam meningkatkan efektivitas Sistem Pengendalian Intern secara berkesinambungan berkaitan dengan pelaksanaan operasional Bank yang berpotensi menimbulkan kerugian dalam

pencapaian sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen Bank. Disamping itu, Bank perlu memberikan perhatian kepada pelaksanaan audit intern yang independen melalui jalur pelaporan yang memadai, dan keahlian auditor intern khususnya praktek dan penerapan penilaian risiko.

d. Pejabat dan pegawai Bank

Setiap pejabat dan pegawai Bank wajib memahami dan melaksanakan Sistem Pengendalian Intern yang telah ditetapkan oleh manajemen Bank. Pengendalian intern yang efektif akan meningkatkan tanggung jawab pejabat dan pegawai Bank, mendorong budaya risiko (risk culture) yang memadai, dan mempercepat proses identifikasi terhadap praktek perbankan yang tidak sehat dan terhadap organisasi melalui sistem deteksi dini yang efisien.

e. Pihak-pihak ekstern

Pihak-pihak ekstern Bank antara lain otoritas pengawasan Bank, auditor ekstern, dan nasabah Bank yang berkepentingan terhadap terlaksananya Sistem Pengendalian Intern Bank yang handal dan efektif.

3. Faktor Pertimbangan dalam Penyusunan Sistem Pengendalian

Intern Bank

Bank harus memiliki Sistem Pengendalian Intern yang dapat diterapkan secara efektif, dengan memperhatikan faktor-faktor  sebagai berikut:

a. total aset;

b. jenis produk dan jasa yang ditawarkan, termasuk produk dan

jasa baru;

c. kompleksitas operasional, termasuk jaringan kantor;

d. profil risiko dari setiap kegiatan usaha;

e. metode yang digunakan untuk pengolahan data dan teknologi informasi serta metodologi yang diterapkan untuk pengukuran, pemantauan, dan pembatasan (limit) risiko; dan

f. ketentuan dan peraturan perundang -undangan yang berlaku.

4. Lingkungan Pengendalian (Control Environtment)

Lingkungan pengendalian mencerminkan keseluruhan komitmen, perilaku, kepedulian dan langkah-langkah dewan Komisaris dan Direksi Bank dalam melaksanakan kegiatan pengendalian operasional Bank.

Unsur-unsur lingkungan pengendalian meliputi:

a. struktur organisasi yang memadai;

b. gaya kepemimpinan dan filosofi manajemen Bank;

c. integritas dan nilai-nilai etika serta kompetensi seluruh

pegawai;

d. kebijakan dan prosedur sumber daya manusia Bank;

e. atensi dan arahan manajemen Bank dan komite lainnya,

seperti Komite Manajemen Risiko; dan

f. faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi operasional Bank

dan penerapan manajemen risiko.

III. ELEMEN UTAMA SISTEM PENGENDALIAN INTERN BANK

Pengendalian Intern Bank terdiri dari lima elemen utama yang satu sama lain saling berkaitan, yaitu Pengawasan oleh Manajemen dan Kultur Pengendalian (Management Oversight and Control Culture), Identifikasi dan Penilaian Risiko (Risk Recognition and Assessment), Kegiatan Pengendalian dan Pemisahan Fungsi (Control Activities and Segregation of Duties), Sistem Akuntansi, Informasi dan Komunikasi (Accountancy, Information and Communication), serta Kegiatan Pemantauan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan/Kelemahan (Monitoring Activities and Correcting Deficiencies).

Pengendalian Intern sekurang-kurangnya mencakup lima elemen utama, yaitu:

1. Pengawasan oleh Manajemen dan Kultur Pengendalian

a. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris mempunyai tanggung jawab sebagai berikut:

1)    mengesahkan dan mengkaji ulang secara berkala terhadap kebijakan dan strategi usaha Bank secara keseluruhan;

2)   memahami risiko utama yang dihadapi Bank, menetapkan tingkat risiko yang dapat ditolerir (risk tolerance), dan memastikan bahwa Direksi telah melakukan langkahlangkah yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mengukur, memantau, dan mengendalikan risiko tersebut;

3)   mengesahkan struktur organisasi;

4)   memastikan bahwa Direksi telah memantau efektivitas pelaksanaan Sistem

Pengendalian Intern.

Dalam rangka memenuhi tanggung jawab tersebut, maka dewan Komisaris:

1) harus dapat bersikap obyektif serta memiliki pengetahuan dan kemampuan serta keingintahuan mengenai kegiatan usaha dan risiko Bank;

2) harus berperan secara aktif untuk memastikan adanya perbaikan terhadap permasalahan Bank yang dapat mengurangi efektivitas Sistem Pengendalian Intern, seperti adanya hambatan dalam arus informasi dari bawahan kepada pimpinan dan kelemahan dalam pelaksanaan fungsi keuangan, hukum dan audit intern;

3) secara berkala mengadakan pertemuan dengan Direksi dan pejabat eksekutif Bank untuk membahas efektivitas Sistem Pengendalian Intern;

4) melakukan kaji ulang terhadap hasil evaluasi pelaksanaan pengendalian intern yang dibuat oleh Direksi, SKAI dan auditor ekstern;

5) secara berkala melakukan upaya-upaya untuk memastikan

bahwa Direksi telah menindaklanjuti dengan tepat atas temuan dan rekomendasi yang disampaikan oleh otoritas pengawasan Bank, auditor intern dan auditor ekstern;

6) secara berkala melakukan kaji ulang terhadap validitas strategi Bank yang telah ditetapkan.

b. Direksi

Direksi mempunyai tanggung jawab sebagai berikut:

1) melaksanakan kebijakan dan strategi yang telah disetujui oleh dewa n Komisaris;

2) mengembangkan prosedur untuk mengidentifikasi, mengukur, memantau, dan mengendalikan risiko yang dihadapi Bank;

3) memelihara suatu struktur organisasi yang mencerminkan kewenangan, tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang jelas;

4) memastikan bahwa pendelegasian wewenang berjalan secara efektif yang didukung oleh penerapan akuntabilitas yang konsisten;

5) menetapkan kebijakan dan strategi serta prosedur pengendalian intern; dan

6) memantau kecukupan dan efektivitas dari system pengendalian intern.

Dalam rangka melaksanakan tanggungjawab tersebut, Direksi harus melakukan langkah-langkah, antara lain :

1) menugaskan para manajer/pejabat dan staf yang bertanggungjawab dalam kegiatan atau fungsi tertentu untuk menyusun kebijakan dan prosedur pengendalian intern terhadap kegiatan operasional serta kecukupan organisasi;

2) melakukan pengendalian yang efektif untuk memastikan bahwa para manajer/pejabat dan pegawai telah mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan;

3) mendokumentasikan dan mensosialisasikan struktur organisasi yang secara jelas menggambarkan jalur kewenangan dan tanggung jawab pelaporan serta menyelenggarakan suatu sistem komunikasi yang efektif kepada seluruh jenjang organisasi Bank;

4) mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi pengendalian intern telah dilaksanakan oleh manajer/pejabat dan pegawai yang memiliki pengalaman dan kemampuan yang memadai;

5) melaksanakan secara efektif langkah perbaikan atau rekomendasi dari auditor intern dan atau auditor ekstern, antara lain dengan cara menugaskan pegawai yang bertanggungjawab untuk melaksanakannya.

c. Budaya Pengendalian

Dewan Komisaris dan Direksi bertanggungjawab dalam meningkatkan etika kerja dan integritas yang tinggi serta menciptakan suatu kultur organisasi yang menekankan kepada seluruh pegawai Bank mengenai pentingnya pengendalian intern yang berlaku di Bank. Dalam rangka menciptakan budaya pengendalian tersebut, langkah-langkah yang harus diperhatikan dan dilakukan oleh

Bank, antara lain:

1) Dewan Komisaris dan Direksi harus menjadi role model bagi seluruh pegawai atau memiliki komitmen pribadi yang tinggi terhadap pengembangan Bank yang sehat;

2) Dewan Komisaris dan Direksi harus mampu mengelola sumber daya manusia, termasuk dalam proses penempatan pegawai yang sesuai dengan ketrampilan, pengetahuan dan perilakunya;

3) meningkatkan kesadaran seluruh pegawai Bank mengenai pentingnya efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab masing-masing dan selanjutnya pegawai mengkomunikasikan pada pihak manajemen yang terkait mengenai setiap permasalahan yang terjadi dalam kegiatan operasional Bank. Untuk mendukung budaya pengendalian tersebut maka seluruh kebijakan, standar dan prosedur operasional harus didokumentasikan secara tertulis dan tersedia bagi setiap pegawai yang terkait.

Dalam rangka memperkuat nilai-nilai etika, Bank harus menghindari kebijakan dan praktek yang dapat mengakibatkandorongan atau peluang untuk melakukan penyimpangan atau pelanggaran, seperti penekanan pada pencapaian target jangka pendek dengan mengabaikan dampak risiko yang bersifat jangka panjang, sistem kompensasi yang terlalu didasarkan kinerja jangka pendek, pemisahan fungsi yang tidak efektif dan pengenaan sanksi yang terlalu ringan atau terlalu berlebihan atas pelanggaran yang dilakukan.

2. Identifikasi dan Penilaian Risiko

a.  Penilaian risiko merupakan suatu serangkaian tindakan yang dilaksanakan oleh Direksi dalam rangka identifikasi, analisis dan menilai risiko yang dihadapi Bank untuk mencapai sasaran usaha yang ditetapkan.

b. Risiko dapat timbul atau berubah sesuai dengan kondisi Bank, antara lain:

1) perubahan kegiatan operasional Bank;

2) perubahan susunan personalia;

3) perubahan sistem informasi;

4) pertumbuhan yang cepat pada kegiatan usaha tertentu;

5) perkembangan teknologi;

6) pengembangan jasa, produk atau kegiatan baru;

7) terjadinya penggabungan usaha (merger), konsolidasi, akuisisi dan restrukturisasi Bank;

8) perubahan dalam sistem akuntansi;

9) ekspansi usaha;

10) perubahan hukum dan peraturan; dan

11) perubahan perilaku serta ekspektasi nasabah.

c. Suatu Sistem Pengendalian Intern yang efektif mengharuskan Bank secara terus menerus mengidentifikasi dan menilai risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran. Penilaian risiko harus pula dilakukan oleh auditor intern sehingga cakupan audit yang dilakukan lebih luas dan menyeluruh.

d. Penilaian ini harus dapat mengidentifikasi jenis risiko yang dihadapi Bank, penetapan limit risiko, dan teknik pengendalian risiko tersebut. Metodologi penilaian risiko harus menjadi tolak ukur untuk membuat profil risiko dalam bentuk dokumentasi data, yang bisa dikinikan secara periodik. Penilaian risiko juga meliputi penilaian terhadap risiko yang dapat diukur (kuantitatif) dan tidak dapat diukur (kualitatif) maupun terhadap risiko yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan, dengan memperhatikan biaya dan manfaatnya. Selanjutnya Bank harus memutuskan untuk mengambil risiko tersebut atau tidak dengan cara mengurangi kegiatan usaha tertentu.

e. Penilaian tersebut harus mencakup semua risiko yang dihadapi, baik oleh risiko individual maupun secara keseluruhan (aggregate ), yang meliputi risiko kredit, risiko pasar, risiko likuiditas, risiko operasional, risiko hukum, risiko reputasi, risiko strategik, dan risiko kepatuhan.

f. Pengendalian intern perlu dikaji ulang secara tepat dalam hal terdapat risiko yang belum dikendalikan, baik risiko yang sebelumnya sudah ada maupun risiko yang baru muncul. Pelaksanaan kaji ulang tersebut antara lain dengan melakukan evaluasi secara terus menerus mengenai pengaruh dari setiap perubahan lingkungan dan kondisi serta dampak dari pencapaian target atau efektivitas pengendalian intern dalam kegiatan operasi dan organisasi Bank.

3. Kegiatan Pengendalian dan Pemisahan Fungsi

Kegiatan pengendalian harus melibatkan seluruh pegawai Bank, termasuk Direksi. Oleh karena itu kegiatan pengendalian akan berjalan efektif apabila direncanakan dan diterapkan guna mengendalikan risiko yang telah diidentifikasi. Kegiatan pengendalian mencakup pula penetapan kebijakan dan prosedur pengendalian serta proses verifikasi lebih dini untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur tersebut secara konsisten dipatuhi, serta merupakan kegiatan yang tidak terpisahkan dari setiap fungsi atau kegiatan Bank sehari-hari.

a. Kegiatan Pengendalian

Kegiatan pengendalian meliputi kebijakan, prosedur dan praktek yang memberikan keyakinan pejabat dan pegawai Bank bahwa arahan dewan Komisaris dan Direksi Bank telah dilaksanakan secara efektif. Kegiatan pengendalian tersebut akan dapat membantu Direksi termasuk Komisaris Bank dalam mengelola dan mengendalikan risiko yang dapat mempengaruhi kinerja atau mengakibatkan kerugian Bank. Kegiatan pengendalian diterapkan pada semua tingkatan fungsional sesuai struktur organisasi Bank, yang sekurangkurangnya meliputi:

1)     Kaji Ulang Manajemen (Top Level Reviews )

Direksi Bank secara berkala meminta penjelasan (informasi) dan laporan kinerja operasional dari pejabat dan staf sehingga memungkinkan untuk mengkaji ulang hasil kemajuan (realisasi) dibandingkan dengan target yang akan dicapai, seperti laporan keuangan dibandingkan dengan rencana anggaran yang ditetapkan. Berdasarkan kaji ulang tersebut, Direksi segera mendeteksi permasalahan seperti kelemahan pengendalian, kesalahan laporan keuangan atau penyimpangan lainnya (fraud).

2)     Kaji Ulang Kinerja Operasional (Functional Review)

Kaji ulang ini dilaksanakan oleh SKAI dengan frekuensi yang lebih tinggi, baik kaji ulang secara harian, mingguan, maupun bulanan.

a) melakukan kaji ulang terhadap penilaian risiko (laporan profil risiko) yang dihasilkan oleh satuan kerja manajemen risiko;

b) menganalisis data operasional, baik data yang terkait dengan risiko maupun data keuangan, yaitu melakukan verifikasi rincian dan kegiatan transaksi dibandingkan dengan output (laporan) yang dihasilkan oleh satuan kerja manajemen risiko; dan

c)  melakukan kaji ulang terhadap realisasi pelaksanaan rencana kerja dan anggaran, guna :

(1) mengidentifikasi penyebab penyimpangan yang signifikan;

(2) menetapkan persyaratan untuk tindakan perbaikan (correctiv e actions).

  3)  Pengendalian Sistem Informasi

a) Bank melaksanakan verifikasi terhadap akurasi dan kelengkapan dari transaksi dan melaksanakan prosedur otorisasi, sesuai dengan ketentuan intern.

b) Kegiatan pengendalian sistem informasi dapat digolongkan dalam dua kriteria, yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

(1) Pengendalian umum meliputi pengendalian terhadap operasional pusat data, sistem pengadaan dan pemeliharaan software, pengamanan akses, serta pengembangan dan pemeliharaan system aplikasi yang ada. Pengendalian umum ini diterapkan terhadap mainframe, server, dan users workstation, serta jaringan internal - eksternal.

(2) Pengendalian aplikasi diterapkan terhadap program yang digunakan Bank dalam mengolah transaksi dan untuk memastikan bahwa semua transaksi adalah benar, akurat dan telah diotorisasi secara benar. Selain itu, pengendalian aplikasi harus dapat memastikan tersedianya proses audit yang efektif dan untuk mengecek kebenaran proses audit dimaksud.

4) Pengendalian Aset Fisik (Physical Controls)

a) Pengendalian aset fisik dilaksanakan untuk menjamin

terselenggaranya pengamanan fisik terhadap aset

Bank.

b) Kegiatan ini meliputi pengamanan aset, catatan dan akses terbatas terhadap program komputer dan file data, serta membandingkan nilai aktiva dan pasiva Bank dengan nilai yang tercantum pada catatan pengendali, khususnya pengecekan nilai aktiva secara berkala.

5) Dokumentasi

a) Bank sekurang-kurangnya memformalkan dan mendokumentasikan kebijakan, prosedur, sistem dan standar akuntansi serta proses audit secara memadai.

b) Dokumen tersebut harus diperbarui secara berkala guna menggambarkan kegiatan operasional Bank secara aktual, dan harus diinformasikan kepada pejabat dan pegawai.

c) Atas suatu permintaan, dokumen harus senantiasa tersedia untuk kepentingan auditor intern, akuntan publik dan otoritas pengawasan Bank Indonesia.

d) Akurasi dan ketersediaan dokumen harus dinilai oleh auditor intern ketika melakukan audit rutin maupun non rutin.

b. Pemisahan Fungsi

1) Pemisahan fungsi dimaksudkan agar setiap orang dalam jabatannya tidak memiliki peluang untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan operasional. Bank harus mematuhi prinsip pemisahan fungsi ini, yang dikenal sebagai “Four-Eyes Principle”.

2) Apabila diperlukan, karena perubahan karakteristik kegiatan usaha dan transaksi serta organisasi Bank, Direksi Bank wajib menetapkan prosedur (kewenangan), termasuk penetapan daftar petugas yang dapat mengakses suatu transaksi atau kegiatan usaha yang berisiko tinggi.

3) Sistem Pengendalian Intern yang efektif mensyaratkan adanya pemisahan fungsi dan menghindari pemberian wewenang dan tanggung jawab yang dapat menimbulkan berbagai benturan kepentingan (conflict of interest). 14 Seluruh aspek yang dapat menimbulkan pertentangan kepentingan tersebut harus diidentifikasi, diminimalisir, dan dipantau secara hati-hati oleh pihak lain yang independen, seperti Akuntan Publik.

4) Dalam pelaksanaan pemisahan fungsi tersebut, Bank harus melakukan langkah-langkah, antara lain:

a) menetapkan fungsi atau tugas tertentu pada Bank yang harus dipisahkan atau dialokasikan kepada beberapa orang dalam rangka mengurangi risiko terjadinya manipulasi data keuangan atau penyalahgunaan asset Bank;

b) pemisahan fungsi tersebut tidak terbatas pada kegiatan front dan back office, tetapi juga dalam rangka pengendalian terhadap:

(1) persetujuan atas pengeluaran dana dan realisasi pengeluaran;

(2) rekening nasabah dan rekening pemilik Bank;

(3) transaksi dalam pembukuan Bank;

(4) pemberian informasi kepada nasabah Bank;

(5) penilaian terhadap kecukupan dokumentasi perkreditan dan pemantauan debitur setelah pencairan kredit;

(6) kegiatan usaha lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan yang signifikan;

(7) independensi fungsi manajemen risiko pada Bank.

4. Sistem Akuntansi, Informasi dan Komunikasi

Sistem akuntansi, informasi dan komunikasi yang memadai dimaksudkan agar dapat mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dan digunakan sebagai sarana tukar menukar informasi dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

a. Sistem Akuntansi

1) Sistem Akuntansi meliputi metode dan catatan dalam rangka mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat/membukukan dan melaporkan transaksi Bank.

2) Untuk menjamin data akunting yang akurat dan konsisten dengan data yang tersedia berdasarkan hasil olahan system maka proses rekonsiliasi antara data akunting dan system informasi manajemen wajib dilaksana kan secara berkala atau sekurang-kurangnya setiap bulan. Setia penyimpangan yang terjadi wajib segera diinvestigasi dan diatasi permasalahannya. Proses rekonsiliasi juga wajib didokumentasikan sebagai bagian dari persyaratan proses jejak audit secara keseluruhan.

b. Sistem Informasi

1) Sistem Informasi harus dapat menghasilkan laporan mengenai kegiatan usaha, kondisi keuangan, penerapan manajemen risiko dan pemenuhan ketentuan yang

mendukung pelaksanaan tugas dewan Komisaris dan Direksi.

2) Sistem pengendalian intern yang efektif sekurangkurangnya menyediakan data/informasi internal yang cukup dan menyeluruh mengenai keuangan, kepatuhan Bank terhadap ketentuan dan peraturan yang berlaku, informasi pasar (kondisi eksternal) dan setiap kejadian serta kondisi yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

3) Sistem Pengendalian Intern sekurang-kurangnya menyediakan sistem informasi yang dapat dipercaya mengenai seluruh aktivitas fungsional Bank, terutama aktivitas fungsional yang signifikan dan memiliki potensi risiko tinggi. Sistem informasi tersebut, termasuk system penyimpanan dan penggunaan data elektronik, harus dijamin keamanannya, dipantau oleh pihak yang independen (auditor intern) dan didukung oleh program kontinjensi yang memadai.

4) Bank sekurang-kurangnya mengorganisasikan suatu rencana pemulihan darurat (contingency recovery plan) dan sistem back-up untuk  mencegah kegagalan usaha yang berisiko tinggi. Prosedur, proses, dan sistem back-up harus didokumentasikan dan dinilai kembali efektivitasnya secara berkala. Untuk memastikan bahwa seluruh rencana dan proses pemulihan darurat (contingency recovery plan) dan sistem back-up telah bekerja secara efektif maka pelaksanaan proses dan sistem tersebut harus didokumentasikan dan diuji secara berkala. Bank harus mendokumentasikan pelaksanaan pengujian berkala tersebut dan Direksi Bank memberikan perhatian yang penuh terhadap temuan kelemahan pada sistem yang didasarkan atas pengujian tersebut serta selanjutnya mengambil langkah perbaikan yang diperlukan.

5) Bank sekurang-kurangnya memiliki dan memelihara system informasi manajemen yang diselenggarakan, baik dalam bentuk elektronik maupun bukan elektronik. Mengingat bahwa sistem informasi elektronik dan penggunaan teknologi informasi tersebut mempunyai dampak risiko maka Bank harus mengendalikannya secara efektif guna menghindari adanya gangguan usaha dan kemungkinan timbulnya kerugian Bank yang signifikan.

6) Khususnya yang berkaitan pengendalian intern terhadap penyelenggaraan sistem dan teknologi informasi, Bank harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) ketersediaan bukti dan dokumen yang memadai dalam rangka mendukung proses jejak audit (audit trail). Proses jejak audit tersebut harus dilaksanakan secara efektif dan didokumentasikan untuk memastikan bahwa proses otomasi telah bekerja secara efektif dan akurat. SKAI wajib melakukan penilaian terhadap efektivitas dan akurasi proses jejak audit tersebut ketika melakukan evaluasi pelaksanaan pengendalian intern Bank;

b) pelaksanaan pengendalian terhadap sistem computer dan pengamanannya (general controls) maupun pengendalian terhadap aplikasi software dan prosedur manual lainnya (application controls);

c) antisipasi terjadinya risiko gangguan atau kerugian yang disebabkan oleh faktor-faktor yang berada di luar jangkauan pengendalian rutin Bank sehingga Bank harus menyelenggarakan sistem pemulihan (recovery) dan rencana kontinjensi serta pengecekan secara berkala atas kemungkinan terjadinya hal-hal yang sulit diprediksi sebelumnya (disaster and recovery plan).

d) Sistem informasi harus menyediakan data dan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu, dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan dan disajikan dalam format yang konsisten.

e) sebagai bagian dari proses pencatatan atau pembukuan, sistem informasi harus didukung oleh sistem akuntansi yang baik termasuk penetapan prosedur dan jadwal retensi pencatatan transaksi.

c. Sistem Komunikasi

1) Sistem komunikasi harus mampu memberikan informasi kepada seluruh pihak, baik intern maupun ekste rn, seperti otoritas pengawasan Bank, auditor ekstern, pemegang saham dan nasabah Bank.

2) Sistem Pengendalian Intern Bank harus memastikan adanya saluran komunikasi yang efektif agar seluruh pejabat/pegawai Bank sepenuhnya memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.

3) Direksi Bank harus menyelenggarakan saluran/jalur komunikasi yang efektif agar informasi yang diperlukan terjangkau oleh pihak yang berkepentingan. Persyaratan ini berlaku untuk setiap informasi, baik mengenai kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan, eksposur risiko dan transaksi aktual maupun mengenai kinerja operasional Bank.

4) Struktur organisasi Bank harus memungkinkan adanya arus informasi yang memadai, yaitu informasi ke atas, ke bawah dan lintas satuan kerja/unit:

a) informasi ke atas untuk memastikan bahwa dewan Komisaris, Direksi dan pejabat eksekutif Bank mengetahui risiko dan kinerja operasional Bank. Saluran informasi ini harus dapat merespon untuk pelaksanaan langkah-langkah perbaikan dan dapat diketahui oleh jajaran manajemen.

b) informasi ke bawah untuk memastikan bahwa tujuan, strategi dan ekspektasi Bank serta kebijakan dan prosedur yang berlaku telah dikomunikasikan kepada para manajer di tingkat bawah dan para pelaksana.

c) informasi lintas satuan kerja/unit untuk memastikan bahwa informasi yang diketahui oleh suatu satuan kerja tertentu dapat disampaikan kepada satuan kerja lain yang terkait, khususnya untuk mencegah benturan kepentingan dalam pengambilan keputusan dan untuk menciptakan koordinasi yang memadai.

5. Kegiatan Pemantauan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan

a. Kegiatan Pemantauan

1) Bank harus melakukan pemantauan secara terus menerus terhadap efektivitas keseluruhan pelaksanaan pengendalian intern. Pemantauan terhadap risiko utama Bank harus diprioritaskan dan berfungsi sebagai bagian dari kegiatan Bank sehari-hari termasuk evaluasi secara berkala, baik oleh satuan-satuan kerja operasional maupun oleh Satuan Kerja Audit Intern (SKAI).

2) Bank harus memantau dan mengevaluasi kecukupan Sistem Pengendalian Intern secara terus menerus berkaitan dengan adanya perubahan kondisi intern dan ekstern serta harus meningkatkan kapasitas system pengendalian intern tersebut agar efektivitasnya dapat ditingkatkan.

3) Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh Bank dalam rangka terselenggaranya kegiatan pemantauan yang efektif, sekurang-kurangnya adalah:

a) memastikan bahwa fungsi pemantauan telah ditetapkan secara jelas dan terstruktur dengan baik dalam organisasi Bank;

b) menetapkan satuan kerja/pegawai yang ditugaskan untuk memantau efektivitas pengendalian intern;

c)  menetapkan frekuensi yang tepat untuk kegiatan pemantauan yang didasarkan pada risiko yang melekat pada Bank dan sifat/frekuensi perubahan yang terjadi dalam kegiatan operasional;

d) mengintegrasikan Sistem Pengendalian Intern ke dalam kegiatan operasional dan menyediakan laporan rutin seperti jurnal pembukuan, management review dan laporan mengenai persetujuan atas eksepsi/ penyimpangan dari kebijakan dan prosedur yang ditetapkan (justifikasi atas irregularities) yang selanjutnya dilakukan kaji ulang;

e) melakukan kaji ulang terhadap dokumentasi dan hasil evaluasi dari satuan kerja/pegawai yang ditugaskan untuk melakukan pemantauan;

f) menetapkan informasi/feed back dalam suatu format dan frekuensi yang tepat.

b. Fungsi SKAI

1) Bank harus menyelenggarakan audit intern yang efektif dan menyeluruh terhadap sistem pengendalian intern. Pelaksanaan audit intern tersebut yang dilaksanakan oleh SKAI harus didukung oleh tenaga auditor yang independen, kompeten, dan memiliki jumlah yang memadai.

2) Sebagai bagian dari Sistem Pengendalian Intern, SKAI harus melaporkan hasil temuannya secara langsung kepada dewan Komisaris atau Komite Audit (apabila ada), Direktur Utama, dan Direktur Kepatuhan.

3) SKAI harus melakukan penilaian yang independen mengenai kecukupan dari dan kepatuhan Bank terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

4) Dalam menetapkan kedudukan, wewenang, tanggung jawab, profesionalisme, organisasi dan ruang lingkup tugas SKAI maka Bank wajib berpedoman pula kepada ketentuan Bank Indonesia yang berlaku tentang Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern (SPFAIB).

c. Perbaikan Kelemahan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan

1) Kelemahan dalam pengendalian intern, baik yang diidentifikasi oleh satuan kerja operasional (risk taking unit), SKAI maupun pihak lainnya, harus segera dilaporkan kepada dan menjadi perhatian pejabat atau Direksi yang berwenang. Kelemahan pengendalian intern yang material harus juga dilaporkan kepada dewan Komisaris.

2) Langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukan Bank dalam rangka memperbaiki kelemahan pengendalian intern, antara lain:

a) setiap laporan mengenai kelemahan dalam pengendalian intern atau tidak efektifnya pengendalian risiko Bank harus segera ditindaklanjuti oleh dewan Komisaris, Direksi dan pejabat eksekutif terkait;

b) SKAI harus melakukan kaji ulang atau langkah pemantauan lainnya yang memadai terhadap kelemahan yang terjadi dan segera melaporkan kepada dewan Komisaris, Komite Audit (apabila ada), dan Direktur Utama dalam hal masih terdapat kelemahan yang belum diperbaiki atau tindakan korektif belum ditindaklanjuti;

c)  untuk memastikan bahwa seluruh kelemahan segera ditindaklanjuti maka Direksi harus menciptakan suatu sistem yang dapat menelusuri kelemahan pada pengendalian intern dan mengambil langkah perbaikan;

d) dewan Komisaris dan Direksi harus menerima laporan secara berkala berupa ikhtisar mengenai hasil identifikasi seluruh permasalahan dalam pengendalian intern.

IV. LAIN-LAIN

Dalam penerapan pengendalian intern, Bank wajib pula memperhatikan aspek-aspek pengendalian intern yang ditetapkan dalam ketentuan Bank Indonesia lainnya, antara lain sebagaimana diatur dalam:

1. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 27/162/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 27/7/UPPB masingmasing tanggal 31 Maret 1995 tentang Kewajiban Penyusuna dan Pelaksanaan Kebijaksanaan Perkreditan Bagi Bank Umum;

2. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 27/164/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 27/9/UPPB masingmasing tanggal 31 Maret 1995 tentang Penggunaan Teknologi Sistem Informasi oleh Bank;

3. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 28/119/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 28/13/UD masingmasing tanggal 29 Desember 1995 tentang Transaksi Derivatif;

4. Surat Keputusan Direksi Bank Indonesia Nomor 31/150/KEP/DIR dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 31/12/UPPB masingmasing tanggal 12 November 1998 tentang Restrukturisasi Kredit sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bank Indonesia Nomor 2/15/PBI/2000 tanggal 12 Juni 2000;

5. Peraturan Bank Indonesia Nomor 1/6/PBI/1999 tanggal 20 September 1999 tentang Penugasan Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Standard Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank (SPFAIB);

6. Peraturan Bank Indonesia Nomor 3/10/PBI/2001 tanggal 18 Juni 2001 tentang Penerapan Prinsip Mengenal Nasabah (Know Your Customer Principles) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bank Indonesia Nomor 3/23/PBI/2001 tanggal 1 3 Desember 2001;

7. Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 3/29/DPNP tanggal 13 Desember 2001 perihal Pedoman Standar Penerapan Prinsip Mengenal Nasabah;

8. Peraturan Bank Indonesia Nomor 3/22/PBI/2001 tanggal 13 Desember 2001 tentang Transparansi Kondisi Keuangan Bank;

9. Peraturan Bank Indonesia Nomor 5/10/PBI/2003 tanggal 11 Juni 2003 tentang Prinsip Kehati-hatian dalam Kegiatan Penyertaan Modal;

10.Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 5/ 21 /DPNP tanggal 29 September 2003 perihal Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum.